Geplaatst op Geef een reactie

Hoe gaat jouw bedrijf om met inkomende telefoontjes?

Met de huidige ontwikkelingen in communicatie technologie hebben bedrijven verschillende manieren gevonden waarop ze met hun klanten communiceren. Zakelijk internet, WhatsApp, e-mail en apps zijn allemaal nieuwe mogelijkheden om contact te onderhouden met je klanten. Maar, uit onderzoek is gebleken dat telefonisch contact een belangrijk communicatiemiddel blijft, ook wanneer je via de e-mail bereikbaar bent. Telefonische bereikbaarheid blijft van vitaal belang voor het afhandelen van problemen. Zakelijk bellen moet professioneel worden afgehandeld om het bedrijf te laten groeien, de reputatie van het bedrijf op te bouwen en klanten te werven of te behouden.

In dit artikel bespreken we enkele relevante tips hoe je binnen jouw bedrijf het beste met inkomende telefoontjes kunt omgaan. Het basisprincipe hierbij is dat de klant de moeite neemt om jou op te bellen en hij of zij hiervoor dus ook iets terugverwacht!  

Probeer snel op te nemen

Maar, ook weer niet té snel! Laat de telefoon gemiddeld drie keer overgaan, dit is het beste moment om het telefoontje te beantwoorden. Wanneer je te snel neemt, loop je de kans dat de beller zich verrast voelt en niet goed uit zijn woorden zal komen. Maar daartegenover staat, de telefoon te laat opnemen is nog onverstandiger. De klant zal het idee krijgen dat het bedrijf ongeïnteresseerd is en geen zin heeft in telefonisch contact.

Beantwoord de telefoon met een uitnodigende toon

Wanneer je de telefoon met een glimlach op je gezicht beantwoord, weerspiegelt dit zich in de toon van je stem. Een dergelijke expressie laat je stem aangenaam klinken en dit zal ervoor zorgen dat de klant een positieve verwachting van je bedrijf zal hebben.

Bevestig je bedrijf en je naam

Door je bedrijfsnaam duidelijk te benoemen, ontvangt de klant een bevestiging dat hij het juiste nummer heeft gedraaid en het juiste bedrijf aan de telefoon heeft. Daarnaast geeft het vermelden van je naam de klant een vertrouwensgevoel wat de communicatie en bereidwilligheid zal versterken.  

Spreek professioneel en vloeiend

Probeer duidelijk en rustig te praten, zo voorkom je dat de klant moet vragen of je iets wilt herhalen. Vermeid daarnaast het gebruik van “ehm” of “hmm” door je verhaal vloeiend in elkaar over te laten lopen.

Klant in de wacht houden

Het is oké om een klant in de wacht te zetten, maar communiceer dit dan wel duidelijk. De klant zal dit hoogstwaarschijnlijk alleen maar waarderen, omdat jij de moeite neemt om hun vraag of klacht goed uit te zoeken en hier iets langer de tijd voor neemt.  

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *